Ein Desktop CMS ist kurz gesagt ein Programm um Internet-Auftritte zu erstellen. Damit ist alles gemeint von der grafischen Gestaltung (Farben, Formen, Abstände, Logos, Bilder, usw). bis hin zur Bereitstellung von Inhalten und Informationen (also Texte, Bilder, Videos, Downloads, PDFs, usw).

Der Schwerpunkt eines Desktop CMS („Content Management System“) liegt darin, dass ein unbedarfter, nicht-technischer Anwender eine Werkzeug an die Hand bekommt, das es ihm sehr einfach ermöglicht, Inhalte bereitzustellen. Das alles mit der Prämisse, dass der Anwender sich nicht darum kümmern muss, wie  die Inhalte technisch aufbereitet werden müssen, sondern sich ausschließlich darum kümmern sollte, welche  Inhalte er veröffentlichen möchte.

Das CMS selbst kümmert sich dabei komplett um die technische Umsetzung und die Bereitstellung der vom Anwender (auch „Redakteur“ genannt) bereitgestellten Daten.

Online CMS

Die meisten heute am Markt verfügbaren CMS-Programme sind sogenannte „Online CMS“. Bei diesen Systemen wird auf einem Webserver (meistens Apache mit PHP und MySQL) eine Server-Anwendung und eine Datenbank installiert und konfiguriert. Anschließend können die Redakteure über einen Internet-Webbrowser auf das System zugreifen und Inhalte bereitstellen. Ein weit verbreitetes Online CMS ist zum Beispiel WordPress.

Desktop CMS

Ein Desktop CMS ist ebenfalls ein CMS-Programm; der Unterschied hierbei ist, dass Sie es sich als lokale Windows-Anwendung auf Ihrem PC oder in Ihrem lokalen Netzwerk installieren und die Anwender dann mit einem normalen Windows-Programm arbeiten, also komplett ohne Webbrowser. Das eigentliche Veröffentlichen der Daten auf einen Webserver übernimmt ebenfalls das Desktop CMS selbst; hierbei ist die Besonderheit, dass auf dem Server (im Gegensatz zum Online CMS) keine Installation von Software durchgeführt werden muss.

Ein Desktop CMS hat einige Vorteile gegenüber einem Online CMS:

• Eine echte Desktop-Anwendung, die eine sehr viel schnellere und flüssigere Bearbeitung ermöglicht als jede Webanwendung.
• Eine höhere Integration in die lokale Umgebung, beispielsweise das Bearbeiten von Bilder und Anhängen oder die Integration in eine lokale Benutzerverwaltung (Active Directory oder LDAP).
• Keine Server-Installation und Konfiguration erforderlich, es läuft somit quasi auf jedem Server.
• Weniger Angriffspunkte durch Online-Angriffe auf den Webserver, da dort nur statische Inhalte liegen.
• Man braucht keine Internet-Verbindung um an der Seite zu arbeiten. Diese ist nur beim Veröffentlichen der Änderungen nötig.

Desktop-CMS-Anbieter liegen oft auch großen Wert auf Usability, also dass der Anwender möglichst einfach mit dem Programm arbeiten kann.